Ablauf QMS Tag in der Apotheke

Mit meinen Kunden vereinbare ich jährlich, ungefähr 3 Monate im Voraus, einen Tagestermin für die Pflege des QM-Systems. Am QM-Tag passiert folgendes:

Ich gehe mit meiner über die Jahre gewachsenen Checkliste in alle Arbeitsbereiche (auch Arbeitssicherheit u. Datenschutz), spreche mit den Mitarbeitern (Audit / Selbstinspektion), sehe mir alles an, alle ausgefüllten Formblätter, Protokolle und Aufzeichnungen. Aus meiner Erfahrung heraus weiß ich genau wo oft Probleme auftauchen und auch warum. Gemeinsam mit den Mitarbeitern suchen wir gleich nach möglichen Lösungen. Sind bestimmte Abteilungen / Abläufe von Neuerungen betroffen so werden diese gleich dort beim Audit mit den Mitarbeitern besprochen.
Gemeinsam mit der QMB oder auch mit der Apothekenleitung bespreche ich dann alle Neuerungen / neuen Anforderungen, die durch Gesetze, Urteile, Änderungen etc. entstanden sind.
Pflege QM-Handbuch: Nun werden alle Neuerungen und gewünschten Änderungen in das Handbuch eingepflegt.
Begehung: War der Pharmazierat da, so schauen wir uns auch die Feststellungen an und besprechen sie.
Innerhalb einer Woche bekommt die Apotheke einen Bericht mit empfohlenen Maßnahmen von mir. Alles wird erklärt: Für den Bericht suche ich noch einmal Quellen heraus: In welchen Gesetz steht das, haben Pharmazieräte das schon einmal verlangt? Warum ist die Vorgehensweise sinnvoll? Etc.
Die Apotheke setzt die angeregten Maßnahmen um und bestätigt die Umsetzung im Bericht. Diese Aufgabe fällt dem QMB oder der Apothekenleitung zu. Wenn Fragen zur Umsetzung auftauchen stehe ich per Email oder Telefon zur Verfügung.
Kunden mit Anliegen die nicht bis zum nächsten Termin warten können melden sich bei mir und bekommen dann innerhalb einer Woche eine Antwort.